Rotacja pracowników nie zaczyna się w dniu, w którym ktoś składa wypowiedzenie. Decyzja o odejściu zwykle powstaje wcześniej – pod wpływem organizacji pracy, relacji z przełożonym, przeciążenia, nieprzewidywalnego grafiku albo rozbieżności między ofertą a rzeczywistymi warunkami.
Dlatego sama informacja, że w firmie wzrosła rotacja, niewiele jeszcze wyjaśnia. Znacznie więcej mówi to, kiedy ludzie odchodzą, z których stanowisk i czy problem koncentruje się w konkretnym zespole. Dopiero taka analiza pozwala zdecydować, czy trzeba poprawić rekrutację pracowników, wdrożenie, organizację pracy czy sposób utrzymywania obsady.
Dlaczego pracownicy odchodzą już na początku zatrudnienia?
Szybkie rezygnacje często wskazują na problem, który pojawił się jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Kandydat może podczas rekrutacji otrzymać niepełny obraz stanowiska, grafiku, zakresu obowiązków albo rzeczywistych warunków.
Po rozpoczęciu pracy szybko okazuje się wtedy, że oczekiwania rozmijają się z rzeczywistością. Nawet sprawnie przeprowadzona rekrutacja pracowników nie zapewni stabilnej obsady, jeżeli firma pozyskuje kandydatów, których później nie potrafi zatrzymać.
Drugim krytycznym momentem jest wdrożenie. Brak jasno określonych obowiązków, chaotyczne przekazywanie informacji czy brak osoby odpowiedzialnej za nowego pracownika mogą sprawić, że pierwsze doświadczenia z firmą będą negatywne. Jeżeli większość odejść następuje właśnie na tym etapie, warto najpierw poprawić początek zatrudnienia zamiast zwiększać liczbę kolejnych rekrutacji.
Co oznacza odejście pracownika po kilku miesiącach?
Inaczej należy interpretować sytuację, w której pracownik zostaje w firmie przez kilka miesięcy, poznaje stanowisko i dopiero później decyduje się odejść. Wtedy źródła problemu częściej trzeba szukać w codziennej organizacji pracy.
Znaczenie może mieć sposób zarządzania przez kierownika lub brygadzistę, przeciążenie, częste zmiany grafiku, wynagrodzenie czy brak reakcji na problemy zgłaszane przez zespół.
Analiza rotacji według stażu pracy pozwala lepiej ocenić, co naprawdę dzieje się w organizacji. Gdy większość nowych osób przechodzi wdrożenie, ale rezygnuje po kilku miesiącach, problem prawdopodobnie nie leży już w samym procesie rekrutacji. Aby ustalić, jak zatrzymać pracowników na dłużej, trzeba sprawdzić również to, co dzieje się po zakończeniu pierwszego etapu zatrudnienia.
Czy problem dotyczy ludzi, stanowiska czy całej organizacji?
Ogólny wskaźnik rotacji może ukrywać najważniejsze informacje. Firma może mieć stosunkowo stabilny zespół jako całość, a jednocześnie stale tracić pracowników na jednym stanowisku, zmianie lub w konkretnym dziale.
Rotacja skoncentrowana w jednym miejscu powinna skierować uwagę na to, co odróżnia ten obszar od pozostałych. Może chodzić o charakter pracy, obciążenie, harmonogram, sposób zarządzania albo niedopasowanie profilu kandydatów.
Jeżeli podobny problem występuje w wielu działach, przyczyna może mieć charakter systemowy – dotyczyć polityki wynagrodzeń, organizacji zmian, komunikacji lub sposobu zarządzania personelem w całej firmie.
Takie rozróżnienie jest szczególnie ważne przy rekrutacji pracowników fizycznych, w produkcji, logistyce i magazynach. Ciągłe uzupełnianie jednego zespołu może wyglądać jak problem z dostępnością kandydatów, podczas gdy rzeczywistą przyczyną jest trudność z utrzymaniem pracowników po zatrudnieniu.
Kolejna rekrutacja nie zawsze jest właściwą odpowiedzią
Brak pracownika naturalnie uruchamia potrzebę znalezienia następnej osoby. Nowa rekrutacja rozwiązuje jednak tylko bezpośredni skutek odejścia. Jeżeli jego przyczyna pozostaje bez zmian, po kilku tygodniach lub miesiącach cały proces może rozpocząć się ponownie.
Firma zaczyna wtedy funkcjonować w stałym cyklu uzupełniania tych samych stanowisk. Rekrutuje, wdraża, traci pracownika i ponownie rozpoczyna poszukiwania.
Dlatego ograniczenie rotacji wymaga połączenia dwóch działań: poprawy warunków, które pozwalają ludzi zatrzymać, oraz takiego sposobu pozyskiwania personelu, który zapewnia potrzebną ciągłość obsady.
Gdy utrzymanie obsady staje się osobnym wyzwaniem
W większych zespołach nie każdej rotacji da się uniknąć. Problem zaczyna się wtedy, gdy częstotliwość odejść wpływa na organizację zmian, realizację zamówień lub wymaga ciągłego angażowania działu HR w te same procesy rekrutacyjne.
W takiej sytuacji warto ocenić nie tylko przyczyny odejść, ale również sam model zapewnienia personelu. Leasing pracowników może wspierać organizacje, które chcą utrzymywać określony poziom obsady bez ciągłego samodzielnego prowadzenia tych samych rekrutacji. Outsourcing pracowników może natomiast znaleźć zastosowanie tam, gdzie oprócz zapewnienia personelu istotne jest również przejęcie jego bieżącej koordynacji.
Nie zastępuje to diagnozy źródła rotacji. Zewnętrzny model zapewnienia pracowników może ograniczyć wpływ zmian kadrowych na działalność operacyjną, ale nie powinien maskować problemów wynikających z organizacji pracy.
Rotację trzeba nie tylko mierzyć, ale rozumieć
Sam wskaźnik rotacji mówi, ilu pracowników odeszło. Znacznie ważniejsze jest ustalenie, gdzie firma ich traci i na jakim etapie zatrudnienia pojawia się problem.
Odejścia przed rozpoczęciem pracy wskazują na inne przyczyny niż rezygnacje po kilku miesiącach. Rotacja jednego zespołu wymaga innej reakcji niż odejścia pojawiające się w całej organizacji.
Dopiero połączenie informacji o stanowisku, stażu, zespole i powodach rezygnacji pozwala zdecydować, czy trzeba zmienić rekrutację pracowników, wdrożenie, zarządzanie czy model utrzymywania obsady. Firma, która potrafi znaleźć źródło rotacji, przestaje jedynie uzupełniać kolejne wakaty i zaczyna ograniczać problem tam, gdzie rzeczywiście powstaje.
